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Contents:

[1] Association Announcements

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[1] Association Announcements

From: James Murray  jsm@unb.ca

A Change in the Editorial Team of Mouseion

Mark Joyal and Lea Stirling (at the University of Manitoba) have informed the Council that they wish to make preparations to hand over the editorial reins of Mouseion to a new group by the next AGM in May 2008.  By then, Lea will have been archaeological editor for 5 years and Mark will have completed 14 years on the job, and they feel that it is “time to move on”. 

I want to express my sincere appreciation for the labours they have undertaken on our behalf, as they have worked to continue the development of Mouseion.  And we wish them all the best in their new endeavours.

It is our task, then, to find their successors, and a new home for the journal.  As part of this process, I am inviting proposals from prospective editorial teams, and asking that all proposals reach me by February 15, 2008.  In order to assist in your deliberations, I am attaching an informal description of the role of the editors sent to me by Lea and Mark.

Editing Mouseion: A Description

— A scholarly journal of the Classical Association of Canada, Mouseion publishes three issues each year, one of them dedicated to archaeological and art historical topics. These issues comprise original scholarship on Classical subjects and book reviews.  Historically, a team of two or three editors has overseen the journal.  The editorship has scholarly, productive and financial components, as outlined below.

1. Scholarship and Content

— Editors both receive and encourage submissions.  They must read all submissions, seek out qualified, unbiased referees, stay on top of them in case their reports are late, assess the reports when they arrive and make decisions on submissions (not usually of the simple yes-no kind).  Editors must exercise independent scholarly judgment in deciding how to follow, interpret, or modify the advice of referees.

— Review copies of books are sent to Mouseion as a matter of course, though sometimes editors request certain items, and sometimes they are offered and sent only if the journal wants them.  Reviewers then have to be sought out, and books have to be packed and sent.  It helps to have a student assistant for this.  Colleagues are a valuable resource for suggestions about good potential reviewers.

—The Mouseion homepage should also be updated and maintained.

2. Production

The editors produce proofs of articles, which involves formatting and copyediting to improve the quality/grammar/clarity/expression/arguments etc. of the piece.  The editors send out proofs to contributors as quickly as possible and, later, incorporate their corrections.  Abstracts of articles must appear in French or English, as the case may be.

—The archaeological issue presents special challenges in production, since many of its articles include illustrations and plates.  Incorporating them into articles is time-consuming and sometimes tricky.

— The editors bring the material for a given issue together and send the finished product to the University of Calgary Press.  The relationship with the Press, built up over 26 years, is very good. Until now, Mouseion has sent camera-ready (i.e., hard) copy, but that system is destined to switch to electronic submission, especially since Mouseion will be going on board with Project Muse (Johns Hopkins Press) with the first issue for 2007.  Sometimes UC Press notice errors in our submission and require corrections.  Final copy is then sent to the printer (by the Press), who is chosen annually on the basis of a competition (in practice the printer has remained the same for some years).  The printer provides a penultimate copy so that editors can check for problems before giving the imprimatur.  Editors select the colour image for the cover of each volume.

3. Finances

— The editors keep financial records (perhaps assisted by their institution). Accumulated surpluses should be invested conservatively but advantageously.  HST rebate forms have to be submitted each quarter. Supplies have to be purchased as needed. Currently, Mouseion has an account with the University of Manitoba, so a lot of the end-of-fiscal-year paperwork is prepared by the university accountants.  New editors could seek a similar arrangement at their own institution.  A statement of revenue and expenditure has to be compiled for the CAC annual meeting.  Interim reports to the CAC Council about Mouseion's activities should be made in the fall and winter as well, though the editors do not always attend these meetings.  Currently Mouseion has a large accumulated surplus.  Another important financial matter that has to be taken care of arises every three years, i.e., the submission to SSHRC for funding. Much of this application is fairly formulaic.  The current editors will submit an application to SSHRC in spring 2008.

— The editors will be happy to answer specific questions about the operations of the journal.   <M_Joyal@UManitoba.ca> and <Lea_Stirling@UManitoba.ca>

Des changements dans l'équipe de direction de Mouseion

Mark Joyal et Lea Stirling (Université du Manitoba) ont informé le conseil qu'ils souhaitent confier la direction de Mouseion à une nouvelle équipe à partir de l'AGA prévue pour mai 2008. À ce moment, Lea aura été la directrice archéologique depuis cinq ans et Mark complètera quatorze années en tant qu'éditeur de ce périodique. Tous les deux sentent qu'il est temps maintenant de passer la main à quelqu'un d'autre.

Je tiens à exprimer mes plus sincères remerciements pour le travail qu'ils ont effectué au nom de l'Association dans le développement continu de Mouseion. Nous leur souhaitons tout le succès espéré dans leurs futures entreprises.

Il appartient au conseil, maintenant, de trouver des successeurs et une nouvelle institution d'attache pour le journal. J'invite donc les membres à proposer une nouvelle équipe éditoriale et leur demande de me faire parvenir les propositions d'ici le 15 février 2008. De manière à faciliter votre réflexion sur la prise en charge de cette responsabilité, je joins ci-dessous une description informelle du rôle des éditeurs rédigée par Lea et Mark.

Éditer Mouseion: description de la tâche

— En tant que journal scientifique de la Société canadienne d'études classiques, Mouseion publie trois numéros par année, dont un entièrement dédié à des sujets archéologiques ou d'histoire de l'art. Les trois numéros comportent des contributions originales de chercheurs sur divers sujet des études classiques ainsi que des comptes rendus de lecture. Historiquement, une équipe de deux ou trois directeurs en a assuré l'édition comportant des tâches scientifique, éditoriale et budgétaire.

1. Contenu scientifique

—Les éditeurs reçoivent les contributions qu'ils suscitent d'une certaine manière. Ils doivent lire toutes les propositions d'article, rechercher des lecteurs spécialistes de la discipline concernée et impartiaux, maintenir des délais de réponse brefs, et prendre le temps d'analyser les rapports de lecture produits évidemment plus complexes qu'une simple réponse affirmative ou négative. Les directeurs doivent pratiquer un jugement scientifique indépendant dans leur décision de suivre, d'interpréter et, le cas échéant, de modifier les requêtes des lecteurs.

—Des copies d'ouvrages parus sont normalement envoyées à Mouseion pour compte rendu; dans certains cas les directeurs peuvent eux-mêmes solliciter des ouvrages particuliers. Des maisons d'édition n'envoient des ouvrages que s'ils ont été demandés par les directeurs. Il appartient aux directeurs de trouver des lecteurs potentiels intéressés par la réalisation du compte rendu, et de leur acheminer ensuite les ouvrages en question. Une assistance étudiante pour l'aspect matériel de cette tâche est souhaitable (gestion des stocks, préparation et envoi des colis). Les collègues représentent naturellement une source précieuse d'information pour dénicher de potentiels lecteurs.

—Le site Internet de Mouseion doit être maintenu à jour.

2. Édition

—Les directeurs produisent les épreuves des articles, ce qui implique la mise en page et une édition à proprement parler pour améliorer la qualité, la grammaire, la syntaxe, la clarté, l'expression, les arguments, etc. de l'article. Le plus rapidement possible, les épreuves sont ensuite envoyées aux auteurs dont les corrections et additions devront être par la suite ajoutées à l'article. Les résumés d'articles doivent être rédigés en français ou en anglais le cas échéant.

—Le numéro archéologique présente des particularités éditoriales distinctes puisque la plupart des contributions contiennent des illustrations et des planches. L'inclusion des illustrations dans le texte demande du temps et de la dextérité technique.

—Les directeurs rassemblent le matériel pour la production d'un numéro et envoient le tout aux Presses de l'Université de Calgary. Les relations avec cette éditeur, remontant à maintenant 26 ans, sont excellentes. Jusqu'à présent, Mouseion a envoyé des épreuves photo (c'est-à-dire une copie papier), mais cette façon de faire est sur le point de changer au profit de versions électroniques, spécialement parce que Mouseion intégrera le Projet Muse (Johns Hopkins Press) avec le premier numéro de 2007. Parfois, les presses de l'Université de Calgary notent des erreurs dans l'épreuve et peuvent solliciter des corrections. L'épreuve finale est ensuite envoyée à l'imprimeur (par les Presses), choisi chaque année par soumissions (en pratique, le contrat est offert au même imprimeur depuis quelques années). L'imprimeur produit une copie pénultième de manière à ce que les directeurs puissent s'assurer de problèmes avant de donner l'imprimatur. Les directeurs choisissent l'image couleur pour la page couverture de chaque volume.

3. Finances

—Les directeurs tiennent les livres de compte du journal (aide possible de la part de leur institution). Les surplus budgétaires devraient être investis de manière conservatrice mais avantageuse. Les formulaires de rabais sur la TVH (taxe de vente harmonisée) doivent être soumis chaque quadrimestre. Toute fourniture de bureau ou papeterie est achetée au besoin. Actuellement, Mouseion détient un numéro de projet auprès de l'Université du Manitoba. Ainsi, les démarches administratives liées à la clôture de l'année fiscale sont effectuées par le personnel de l'Université. La nouvelle équipe de directeurs pourrait facilement se prévaloir de services similaires de la part de son université. Un état des comptes (revenus et dépenses) doit être présenté annuellement à l'occasion de l'assemblée générale des membres. Des rapports préliminaires sont régulièrement présentés lors des séances du conseil, à l'automne (octobre) et à l'hiver (février-mars), lorsque les directeurs de Mouseion sont en mesure de participer à ces réunions. Actuellement, Mouseion détient un important surplus budgétaire. Mais une tâche importante en cette matière consiste en la demande de financement à présenter, tous les trois ans, au CRSH. La plus grande part de la demande demeure cependant une formalité. Les directeurs actuels préparent une demande pour le printemps 2008.

—les directeurs seront heureux de répondre à toute question ou requête d'information supplémentaire sur le journal et le travail que son édition demande. <M_Joyal@UManitoba.ca> et Lea_Stirling@UManitoba.ca

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Next regular issue    2008 02 15

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